Как говорится: Ничто так не заставляет эффективно работать системного администратора, как собственная лень. Непонятно о чем это я? Попробую объяснить на примере из жизни офисного планктона.
У нас есть таблица Exel со списком клиентов и их адресов. Нужно подготовить конверты для рассылки поздравлений к новому году ну или типа того. Мы готовим шаблон конверта (или берем готовый), обязательно вставляем туда логотип нашей конторы, а дальше. Дальше можно увлекательно провести остатки рабочего дня поочередно копируя адреса из таблички и отправляя свежеиспеченные конверты в печать ... Или нет.
Ленивый пользователь задастся вопросом: А нельзя ли этот процесс автоматизировать? Да наверняка. Один из способов - слияние документов в Microsoft Word.
Первый этап - создание шаблона. Ничем не отличается от соответствующего шага у трудолюбивого клерка (смотри выше). Шаблон не должен включать каких либо специальных элементов. В моем случае он выглядит следующим образом.
Второй этап - непосредственно слияние.
Для вызова интуитивно понятного мастера слияния идем в меню Сервис->Письма и рассылки->Слияние...
На первой странице открывшегося на боковой панели мастера выбираем конверты. Желающие создать другой тип документа вольны выбрать на этом этапе то, что им нужно. Дальнейший ход слияния не должен значительно откланяться от того, что описан ниже.
Я хотел бы опустить следующей комментарий, в надежде на то, что мой читатель достаточно эрудирован и мог бы обойтись и без него. Но все же один раз во избежание недопониманий упомяну, что для перехода на следующий шаг необходимо кликнуть ссылку "Далее ...".
На следующем шаге мы выбираем документ, который будет взят за основу наших конвертов. В данном случае подготовленный шаблон уже открыт и нам остается только оставить выбор на "Текущем документе".
Третий шаг - выбор списка получателей. Так как наш список уже готов и находится во внешнем Exel файле, то наш выбор - опция "Использование списка". Она позволяет использовать в качестве источника внешний файл или базу данных. Для выбора источника жмем на ссылку "Обзор ...". В открывшемся окне находим нужный нам файл.
После выбора таблицы с данными нам предстоит определиться с так называемыми получателями слияния. Это записи в базе данных, которые мы ходим использовать. В нашем случае все записи элементы оставляем выделенными, так как мы не делаем исключения для наших клиентов при поздравлении их с новым годом.
Следующий этап это создание письма. Основная задача здесь разместить элементы из записей базы данных на документе. Программное обеспечение от мастодонта софтверного рынка предлагает нам несомненно удобный функционал для размещения всех нужных элементов. Например "Блок адреса". Какая прелесть. К сожаления для того чтобы воспользоваться этими функциями необходимо предварительно обработать исходную базу данных и оформите ее структуру в соответствии с понимаем создателя из корпорации Била Гейтса. Мы не настолько ленивы и простых путей не ищем. Будем располагать записи из исходного файла вручную. Благо - такая возможность у нас есть. Для этого воспользуемя ссылкой "Другие элементы ..."
Перед вставкой поля необходимо установить курсов в документе на то месть, куда мы хотим поле вставить.
После расстановки полей переходим к шагу просмотра готовых писем. Здесь мы можем пролистать результаты а так же исключить тех корреспондентов, которые портили нам нервы в уходящем году. В нашем случае таких получателей не оказалось.
Остается только перейти к последнему шагу и завершить слияние. После слияния конверты можно отправить на печать или экспортировать в новый документ для редактирования и сохранения на диск.
PS: Автор не претендует на то, что указанны способ самый изящный и эффективный.
PS2: Использование ПО десятилетней давности обусловлено тем, что оно установлено на рабочей машине автора и оно прекрасно справляется со своими функциями.
Комментариев нет:
Отправить комментарий